一、12個月前
　　1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標市場等各方面，綜合專家意見,    選定全年展覽計劃；　　　
　　2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯(lián)系取得初步資料；
　　3、選定場地；
　　4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃。
二、9個月前
　　1、設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)；
　　2、取得展覽管理公司的設(shè)計批準；
　　3、選擇交準備參展產(chǎn)品；
　　4、與國外潛在客戶及目標顧客聯(lián)絡；
　　5，制作展覽宣傳冊。
三、6個前
　　1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
　　2、確定旅行計劃；
　　3、支付展場及其他所需服務的預行付款；
　　4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準備必要的翻譯；
　　5、安排展覽期間翻譯員；
　　6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷。
四、3個月前
　　1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；
　　2、最后確實參展樣品，并準備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標簽，贈送索取樣品的客商；
　　3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計做最后的決定；
　　4、計劃訪客回應處理程序；
　　5、訓練參展員工；
　　6、排定展覽期間的約談；
　　7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；
　　8、購買外匯。
五、四天前
　　1、將運貨文件、展覽說明書等額外影印本放人公事包；
　　2、搭乘飛機至目的地。
六、三天前
　　1、抵達，飯店登記
　　2、視察展覽廳及場地；
　　3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；
　　4、指示運輸承包商將物品運送至會場；
　　5、聯(lián)絡所有現(xiàn)場服務承包商，確定一般準備就緒；
　　6、與展覽組織代表聯(lián)絡，告知通訊方法；
　　7、訪問當?shù)仡櫩汀?
七、兩天前
　　1、確定所有物品運送完成；
　　2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；
　　3、布置展位；
　　4、將所有活動節(jié)目做最后的決定。
八、一天前
　　1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查；
　　2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；
　　3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報。
九、展覽期間
　　1、盡早到會場；
　　2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；
　　3、實地觀察后盡早預約明年場地；
　　4、詳細記錄每個到訪客戶的情況及要球，勿憑事后記憶；
　　5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；
　　6、每日與員工進行簡報；
　　7、每天將潛在商機及顧客資料送加公司，即時處理及回應。
十、展覽結(jié)束
　　1、監(jiān)督攤位拆除；
　　2、處理商機；
　　3、寄出謝卡。